1 范圍

2 規(guī)范性引用文件

3 術(shù)語和定義

       利用數(shù)字化掃描方式,將物體的空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等立體信息轉(zhuǎn)化為三維數(shù)字模型的過程。

       3.5
       實(shí)物檔案特征點(diǎn) featurepointofphysicalrecords
       反映實(shí)物檔案空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等特征信息發(fā)生顯著變化的臨界點(diǎn)。

4 總體要求
       4.1 應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作。實(shí)物檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR13028和 GB/T20530—2006提出的要求和建議。
       4.2 實(shí)物檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。
       4.3 應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。
       4.4 實(shí)物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR13028提出的要求。
       4.5 應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
       4.6 加工涉密檔案時(shí),應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

5 組織與管理
       5.1 機(jī)構(gòu)及人員
             5.1.1 應(yīng)建立實(shí)物檔案數(shù)字化工作組織,對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等,確保數(shù)字化工作的順利開展。
             5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高調(diào)查研究水平和良好組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員,熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)閷?shí)物檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員,掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度,對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。
             5.1.3 為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核與管理。
       5.2 基礎(chǔ)設(shè)施
             5.2.1 應(yīng)配備專用加工場(chǎng)地并進(jìn)行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。
             5.2.2 加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。
             5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理實(shí)物檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備,確保設(shè)施設(shè)備滿足實(shí)物檔案數(shù)字化工作的需要。
       5.3 工作方案
             5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,確保實(shí)物檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
             5.3.2 實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。
             5.3.3 應(yīng)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證,確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。
             5.3.4 實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。
       5.4 管理制度
             5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行,以有效保障檔案實(shí)體安全和實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
             5.4.2 實(shí)物檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé),形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等;人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范;場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出入和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范;設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范;數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范;檔案實(shí)體管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。
       5.5 工作流程控制
             5.5.1 應(yīng)制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制,確保數(shù)字化成果質(zhì)量。實(shí)物檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。
             5.5.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時(shí)對(duì)數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。
             5.5.3 應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。
       5.6 工作文件管理
             5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的實(shí)物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的管理。主要包括實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案、實(shí)物檔案數(shù)字化審批書、實(shí)物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、實(shí)物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實(shí)施時(shí),還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。部分工作文件示例參見附錄B。
             5.6.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作文件的管理,明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。
       5.7 檔案數(shù)字化外包
             5.7.1 實(shí)物檔案數(shù)字化工作如需外包,相關(guān)工作應(yīng)符合 DA/T68的相關(guān)要求。檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來源(構(gòu)成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照 GB/T20530—2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力;從規(guī)章制度的建立健全情況等方面考查加工企業(yè)的管理能力。《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》給出了審查數(shù)字化加工企業(yè)保密資質(zhì)的信息。
             5.7.2 在項(xiàng)目實(shí)施過程中,應(yīng)從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交與接收、設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求,進(jìn)一步信息見《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。
             5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與實(shí)物檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

6 檔案出庫
       6.1 檔案保管部門應(yīng)按照實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。
       6.2 實(shí)物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫用以臨時(shí)存放實(shí)物檔案,并對(duì)實(shí)物檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作,確保實(shí)物檔案的安全。

7 數(shù)字化前處理
       7.1 確定實(shí)物檔案數(shù)字化對(duì)象的特征點(diǎn)
       應(yīng)對(duì)確定為數(shù)字化對(duì)象的實(shí)物檔案完整數(shù)字化,不應(yīng)遺漏特征點(diǎn),確有不需要采集的特征點(diǎn)應(yīng)加以標(biāo)注。
       7.2 檔案檢查
             7.2.1 對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行外觀檢查,對(duì)損壞嚴(yán)重或有其他情況不利于數(shù)字化加工的,應(yīng)進(jìn)行適度的加固、清洗等技術(shù)處理。技術(shù)處理應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案具體情況合理選擇,并符合有關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定。
             7.2.2 檢查實(shí)物檔案的質(zhì)量,對(duì)存在的問題進(jìn)行記錄。
             7.2.3 記錄實(shí)物檔案編號(hào)、材質(zhì)、外形等信息。
       7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
             7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對(duì)照實(shí)物檔案有關(guān)信息,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
             7.3.2 對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況,在有關(guān)登記表中進(jìn)行登記。

8 目錄數(shù)據(jù)庫建立
       8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則,包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合 DA/T18對(duì)檔案著錄的要求,實(shí)物檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作也應(yīng)嚴(yán)格遵守DA/T18的相關(guān)規(guī)定。
       8.2 目錄數(shù)據(jù)庫選擇時(shí),應(yīng)考慮通用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換問題,以便數(shù)據(jù)交換。
       8.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,以便實(shí)物檔案數(shù)字化成果的管理和利用。
       8.4 將實(shí)物檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)實(shí)物檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫,形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。實(shí)物檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)中應(yīng)至少包括檔號(hào)、保管期限、年度、責(zé)任者、題名、材質(zhì)、形制、參見號(hào),以及數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等信息。
       8.5 可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

9 數(shù)字化采集
       9.1 基本要求
             9.1.1 應(yīng)根據(jù)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。
             9.1.2 應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù),采集過程中不應(yīng)對(duì)檔案實(shí)體造成損毀。
             9.1.3 在采集前,應(yīng)對(duì)相應(yīng)的采集設(shè)備和場(chǎng)所進(jìn)行清潔、檢查和調(diào)整,以確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
             9.1.4 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用說明進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。
       9.2 平面掃描
             9.2.1 適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)狀、證書、印模等。
             9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí),相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊,并且采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3。
             9.2.3 對(duì)于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小,可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識(shí)原件大小等信息。
             9.2.4 為最大限度保留實(shí)物檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。掃描色彩模式、掃描分辨率的選擇應(yīng)符合 DA/T31提出的要求和建議。

表 B.1 實(shí)物檔案數(shù)字化審批書