1. 主題及適用范圍

       本規(guī)范規(guī)定了公務禮品檔案的定義及收集、保管、利用的管理方法。本規(guī)范適用于本行政區(qū)域內(nèi)的機關，人民團體、企事業(yè)單位、社會組織可參照執(zhí)行。

2. 引用規(guī)范性文件

       GB/T3792。5-85檔案著錄規(guī)則
       GB/T13968-92檔案交接文據(jù)格式
       DA/T15-95磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
       GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范

       湖南省省級領導公務禮品管理辦法（試行）

3. 術語

    3.1 公務禮品
          黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位和單位領導同志在公務活動中接受的具有職務性的禮品和紀念品。
    3.2 公務禮品檔案
          能對公務活動起到印證作用，具有政治性、紀念性、藝術性，有保存價值，經(jīng)過系統(tǒng)整理的公務禮品實物及其附件、文字說明材料，如工藝品、模型、紀念牌匾、紀念杯、錦旗、雕塑、徽章、古董、字畫、郵票、音像制品、領導同志簽字題詞等。
          公務禮品檔案具有直觀性和多樣性的特點，包含極大的社會價值，與文書檔案共同形成了社會公務活動的記錄鏈，發(fā)揮著其他檔案不可替代的憑證、情報和參考作用，是國家檔案資源的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富。

4. 職責

       各單位應重視對公務禮品檔案的管理，加強領導，將公務禮品檔案納入本單位檔案體系、統(tǒng)一管理。禮品的受贈部門或個人對受贈的公務禮品具有暫管的義務，并應配合做好公務禮品檔案的歸檔工作，不能據(jù)為已有。各單位必須明確本單位公務禮品管理部門，可指定單位檔案部門作為本單位公務禮品管理部門，對外交往、交流較多的，如各級黨委辦公廳（室）、人大辦公廳（室）、政府辦公廳（室）、政協(xié)辦公廳（室），外事辦等單位，也可指定一個所屬其他相關單位具體負責公務禮品的管理。公務禮品管理部應做好本單位公務禮品的收集、歸檔、保管和移交工作，未被指定為本單位公務禮品檔案保管部門的檔案室也應加強業(yè)務指導和服務，配合做好移交工作。國家檔案行政管理部門應對本行政區(qū)域內(nèi)公務禮品檔案的管理進行監(jiān)督指導。各級國家綜合檔案館是公務禮品檔案的永久保存基地，必須積極主動做好公務禮品檔案的接收、管理和利用工作。

5. 歸檔和不歸檔的范圍

    5.1 歸檔范圍
          5.1.1外國領導人或者國家機構、國際組織、以及著名外國友人來本地區(qū)或本單位參觀訪問贈送的禮品、紀念品或簽字品；
          5.1.2國際組織在本地區(qū)或本單位召開重要會議、舉行重大活動贈送的禮品或紀念品；
          5.1.3有關國家機關、黨委或政府、團體組織在本地區(qū)或本單位召開重要會議、舉行重大活動贈送的禮品或紀念品；
          5.1.4本單位組團出國（境）參觀訪問接受的集體禮品或紀念品；
          5.1.5本單位在國內(nèi)公務活動中接受的集體禮品或紀念品；
          5.1.6本單位舉行重大活動、召開重要會議接受外地外機關贈送的禮品或紀念品；
          5.1.7其他應當列為公務禮品檔案的禮品或紀念品。

    5.2 不歸檔范圍

          5.2.1專業(yè)用品、設備器材以及具有科研價值的禮品；
          5.2.2食品類、動植物類等不宜長期保管的禮品。

6. 歸檔工作要求

    6.1 各單位公務禮品管理部門必須明確公務禮品檔案的負責人，負責本單位公務禮品的收集、歸檔及移交工作。
    6.2 歸檔時間
          應歸檔的公務禮品應在公務活動結束后，由受贈人或承辦人立即向本單位公務禮品管理部門歸檔。由于特殊原因，確需在有關部門暫時保管的，也應先辦理歸檔手續(xù)后，再辦理借用手續(xù)。
    6.3 歸檔時雙方應辦理交接簽字手續(xù)，認真填寫《公務禮品歸檔信息表》（附件1），做到一物一表，此表應在兩聯(lián)中間加蓋公務禮品管理部門騎縫章?！豆珓斩Y品歸檔回執(zhí)》由移交單位或個人作為移交憑證保管?！豆珓斩Y品歸檔信息表》由公務禮品管理部門在該公務禮品向國家綜合檔案館移交后，向單位檔案管理部門歸檔。此表的整理以年度為單位，按流水號順序排列。
    6.4 歸檔的公務禮品應保持整潔、無破損，任何部門、個人不得占為已有、損壞或轉贈。
    6.5 各單位公務禮品管理部門應對歸檔的公務禮品進行檢查，確保公務禮品符合歸檔要求，發(fā)現(xiàn)問題，應在采取補救措施后再行歸檔。

7. 公務禮品檔案的移交

    7.1 各級國家綜合檔案館是公務禮品檔案永久保存基地，凡列入同級國家綜合檔案館進館范圍的立檔單位，所形成的公務禮品檔案都應移交同級國家綜合檔案館。
    7.2 公務禮品檔案的移交遵循“即時移交，整理后移”的原則，各單位公務禮品管理部門應在公務禮品歸檔后立即通知同級國家綜合檔案館，檔案館在接到通知3個工作日內(nèi)進行接收。
    7.3 各級國家綜合檔案館應派2人以上赴移交單位接收公務禮品檔案。
    7.4 對于那些由于體積較大等原因不適合接收進館或者對于移交單位有特殊作用需要暫時在移交單位留存的公務禮品檔案，也應先辦理移交進館的手續(xù)，再辦理借用手續(xù)。
    7.5 移交時，雙方應清點后辦理嚴格的交接簽字手續(xù)，填寫《公務禮品檔案移交文據(jù)》（附件2）。移交文據(jù)一式兩份，移交單位和接收單位各保存一份，與移交的公務禮品相對應的《公務禮品歸檔信息表》復印1套作為附件附在移交文據(jù)后。
    7.6 自移交日起兩個月內(nèi)，檔案館須向移交單位反饋《公務禮品檔案整理情況反饋表》（附件3）。
    7.7 經(jīng)各級國家綜合檔案館鑒定，不需移交進館的公務禮品檔案，將于整理情況反饋時，返回給移交單位，返回時應雙方到場清點后辦理交接簽字手續(xù)，填寫移交文據(jù)。返回的公務禮品由各單位自行保管。
    7.8 在公務禮品檔案移交、反饋、返回過程中形成的文據(jù)，移交單位都應歸檔保存。

    7.9 接收公務禮品檔案后，應當日入庫，接收人員不得私自存留。入庫時參與接收的2人都必須到場，辦理入庫手續(xù)，填寫《公務禮品檔案入庫登記表》（附件4），一式兩份，移交人及接收人各保存一份，接收時形成的對應的《公務禮品檔案移交文據(jù)》作為附件附在入庫登記表后。

8. 公務禮品檔案移交進館后的整理

    8.1 公務禮品檔案的保管期限全部定為永久。
    8.2 公務禮品檔案以件為單位進行整理（成套禮品為一件）。根據(jù)載體不同分為七大類：紙質(zhì)類、金屬類、木質(zhì)類、瓷器類、纖維類、玉石類和其他類。
          8.2.1紙質(zhì)類包括書籍、字畫、郵品等，編號時數(shù)字代碼01；
          8.2.2金屬類包括銅器、鐵器、金銀器、錫器、金屬幣等，編號時數(shù)字代碼02；
          8.2.3木質(zhì)類包括木器、竹器、根雕、植物標本等，編號時數(shù)字代碼03；
          8.2.4瓷器類包括陶器、紫砂器、磚瓦、瓷器、玻璃器、泥塑等，編號時數(shù)字代碼04；
          8.2.5纖維類包括絲、毛、棉、麻、草等，編號時數(shù)字代碼05；
          8.2.6玉石類包括玉器、石器、寶石等，編號時數(shù)字代碼06；
          8.2.7其他類包括骨雕、塑料制品等，編號時數(shù)字代碼07。
    8.3 公務禮品檔案的排列：以分類結合進館時間排列。
    8.4 公務禮品檔案的編號
          館編檔號應按照分類方案及排列順序編制。由分類號、全宗號、年度、件號組成，中間用橫杠連接。年度使用四位，如2011年表示為2011，件號為年度內(nèi)公務禮品檔號進館順序編制的自然流水號。格式如下：分類號—全宗號—年度一件號。
    8.5 公務禮品的標注：每件公務禮品檔案均應蓋檔號章（附件5），將檔號章蓋在標簽上，標簽貼于禮品的下方或其他不影響禮品品相的適當位置。
    8.6 公務禮品檔案的編目
          檔案館應為公務禮品檔案編制目錄，目錄包括館編檔號、類別、名稱、數(shù)量、受贈單位、受贈人、贈送者、受贈日期、存放地點、參見號、備注等，格式見附件6。
          8.6.1贈送者為單位的，填寫單位的規(guī)范稱呼，為個人的，填寫單位及個人姓名；
          8.6.2存放地點填寫檔案存放位置；
          8.6.3參見號填寫照片檔案參見號。
    8.7 公務禮品檔案入庫后應拍攝照片，每件照片數(shù)量不得少于5張，從正面、側面、整體、細節(jié)、特征等不同角度反映公務禮品檔案的全貌。所拍照片作為照片檔案管理，與公務禮品檔案之間要建立可靠、準確的互見關系。
    8.8 公務禮品檔案的信息登記
          檔案館應對公務禮品檔案的相關信息進行登記，逐項認真填寫《公務禮品檔案信息卡》（附件7），一件一卡，并應根據(jù)該卡建立公務禮品檔案數(shù)據(jù)庫。

9. 公務禮品檔案在檔案館的保管

    9.1 公務禮品檔案除大型的外，應按件獨立存放在專門的柜架中，不得摞放、堆放。
    9.2 公務禮品檔案的管理實行館長、征收保管部門負責人、專管人員三級責任制。應將公務禮品檔案管理納入相關人員崗位職責，并保持人員相對穩(wěn)定。
    9.3 公務禮品檔案應設立專門庫房，庫房的監(jiān)控等安全保護措施要求應高于一般庫房。公務禮品檔案根據(jù)不同載體分為紙質(zhì)類禮品檔案保管區(qū)；金屬類禮品檔案保管區(qū)；木質(zhì)類禮品檔案保管區(qū)；瓷器類禮品檔案保管區(qū)；纖維類禮品檔案保管區(qū)；玉石類禮品檔案保管區(qū)；其他類禮品檔案保管區(qū)七大區(qū)進行管理。
    9.4 公務禮品檔案庫房實行雙人雙鎖、雙進雙出制度，鑰匙分別由專管人員、征收保管部門負責人保管，專管人員鑰匙平時存放在專管人員所在辦公室加鎖的柜具內(nèi)，嚴禁下班隨身帶走；備用鑰匙由征收保管部門負責人保管。所有鑰匙都應嚴加管理，嚴禁擅自配置或轉交他人，一旦丟失，應立即報告換鎖。
    9.5 應根據(jù)公務禮品檔案的材質(zhì)提供適合的保管保護條件。特別重要的設立專柜保管，珍貴禮品需密封保存的，要加密封透明裝具，極其珍貴的禮品，應進行特殊保管。
    9.6 館內(nèi)其他人員進入公務禮品檔案庫房須填寫《非專管人員進入專管庫房登記表》（附件8），經(jīng)過征收保管部門負責人同意并報分管領導批準，辦事登記備案手續(xù)后，在專管人員陪同下進入庫房。所有進出公務禮品檔案庫房的人員須穿鞋套。
    9.7 嚴禁攜帶箱包、攝像機、照相機等物品進入公務禮品檔案庫房，嚴禁在公務禮品檔案庫房內(nèi)使用手機。
    9.8 每年要對公務禮品檔案庫房進行一次全面的盤點清查，核對目錄與實物及實物存放位置。
    9.9 每年應向同級公務禮品管理工作協(xié)調(diào)小組或同級紀檢監(jiān)察機關報告公務禮品檔案的管理情況。

    9.10 專管人員換崗時，交接雙方必須在征收保管部門負責人的監(jiān)督下，共同清點核查庫房內(nèi)所有公務禮品檔案，并填寫《公務禮品檔案庫房專管人員換崗交接表》（附件9），履行交接手續(xù)。

10. 公務禮品檔案的利用

    10.1 各級國家綜合檔案館要充分發(fā)揮公務禮品檔案的作用，開辟專門的公務禮品檔案展室，有效開展利用工作，并應對禮品檔案實施數(shù)字化處理，提供網(wǎng)上利用。
    10.2 公務禮品檔案庫房不得對外開放參觀。
    10.3 公務禮品檔案入庫后，不得贈送、調(diào)撥、交換、出售。
    10.4 凡移交公務禮品檔案的單位在慶祝、紀念、展覽或科研等活動中可以利用本單位已移交進館的公務禮品檔案并享有優(yōu)先使用權。除移交單位、檔案館以外的單位要使用公務禮品檔案的照片和文字資料的，須經(jīng)原移交單位和檔案館領導審批。
    10.5 利用公務禮品檔案原則上只能使用照片或復制件，一般不得外借。如特殊情況確需使用公務禮品檔案原件，應寫明利用目的，填寫《公務禮品檔案借用審批表》（附件10），經(jīng)移交單位及檔案館領導審批后，方能辦理借用手續(xù)，并填寫《公務禮品檔案借用登記表》（附件11）。
    10.6 借展單位必須確保公務禮品檔案的安全并按期歸還。歸還公務禮品檔案時，管理人員應對歸還的公務禮品檔案仔細檢查，核查無誤后方可簽字收回并立即入庫。如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告檔案館領導，進行補救并追究責任。

    10.7 對違反規(guī)定處置公務禮品檔案和失職、瀆職造成公務禮品檔案缺失、毀損的，依紀依法追究責任。