轉(zhuǎn)載來(lái)源：國(guó)家檔案局檔案干部教育中心

文章來(lái)源：《中國(guó)檔案》2025年第1期

作者：杜恒琪

   安全是檔案工作的生命線，是檔案事業(yè)發(fā)展的根基和保障。檔案安全包括傳統(tǒng)載體檔案的實(shí)體安全和數(shù)字時(shí)代檔案的信息安全兩個(gè)方面，在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)過(guò)程中電子檔案安全尤為重要。國(guó)家檔案局1983年發(fā)布的《檔案館工作通則》為保障檔案安全，首次提出檔案庫(kù)房建設(shè)需要具備抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光10項(xiàng)要求，被業(yè)內(nèi)習(xí)慣稱(chēng)之為“十防”；后來(lái)不同時(shí)期檔案庫(kù)房管理又有“九防”“八防”之說(shuō)；新頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》明確檔案館應(yīng)配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備，成為檔案館（室）建設(shè)與檔案防護(hù)的基本遵循。檔案防護(hù)理念要求既一脈相承，又與時(shí)俱進(jìn)。雖然這些年電子檔案的安全管理備受關(guān)注，有關(guān)管理辦法也對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“四性”）提出了規(guī)范性要求，但沒(méi)能像對(duì)傳統(tǒng)載體檔案防護(hù)一樣，系統(tǒng)總結(jié)提出電子檔案防護(hù)應(yīng)該做到哪幾防。結(jié)合檔案工作實(shí)際，筆者從檔案學(xué)術(shù)交流的視角，提出電子檔案的“八防”，分析電子檔案“八防”與“四性”之間的關(guān)系，為做好電子檔案防護(hù)提供借鑒。

電子檔案管理“八防”概念的提出

  《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)及《電子文件管理辦法》《電子檔案管理辦法》等指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)、推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的規(guī)范性文件中都有關(guān)于電子檔案“四性”的要求。如《電子文件管理辦法》提出，“電子文件應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可用”“電子文件的形成、傳輸交換、使用辦理、存儲(chǔ)、利用、歸檔、處置等全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)，確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全”；《電子檔案管理辦法》第十八條、第二十一條、第二十二條、第二十八條均對(duì)電子檔案的“四性”檢測(cè)提出了規(guī)范性要求。

保證電子檔案的“四性”是確保電子檔案的“檔案”屬性，確保電子檔案憑證價(jià)值、查考價(jià)值和保存價(jià)值的關(guān)鍵，也是電子檔案管理應(yīng)當(dāng)達(dá)到的工作目標(biāo)。要達(dá)到這一目標(biāo)需要采取哪些防護(hù)措施才能真正保證電子檔案的“四性”？筆者通過(guò)對(duì)“四性”檢測(cè)要求的深入分析研究，認(rèn)為電子檔案管理應(yīng)該采取8個(gè)方面的防護(hù)措施，即電子檔案“八防”：防篡改、防損毀、防丟失、防過(guò)時(shí)、防病毒、防信息泄露、防非法擴(kuò)散、防技術(shù)依賴(lài)。

電子檔案“八防”的涵義解析

  按照電子檔案“四性”的管理要求，筆者對(duì)電子檔案“八防”的涵義進(jìn)行詳細(xì)闡釋和解析。
  1防篡改
  防篡改是指通過(guò)包裝、系統(tǒng)或其他物理措施抗擊產(chǎn)品正常用戶的篡改的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，更多的是指防止惡意用戶或者木馬程序?qū)?shù)據(jù)（包括元數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)等，下同）的篡改行為。結(jié)合電子檔案管理要求，篡改電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)的行為是不被允許的，這將破壞電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。
  2防損毀
  防損毀是指通過(guò)執(zhí)行制度、規(guī)范流程、降低安全風(fēng)險(xiǎn)，以避免發(fā)生或即將發(fā)生的損耗或破壞。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止惡意用戶對(duì)數(shù)據(jù)的損毀行為，也包括防止由于宕機(jī)、存儲(chǔ)載體損壞等計(jì)算機(jī)軟硬件故障原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)損毀。結(jié)合電子檔案管理要求，損毀電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)的行為或情況是不被允許的，因?yàn)檫@將破壞電子檔案的“四性”。
  3防丟失
  防丟失是指防止失去或遺失某樣物品或東西。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止數(shù)據(jù)丟失，如防止數(shù)據(jù)被刪除，或者防止由于宕機(jī)、存儲(chǔ)載體損壞等計(jì)算機(jī)軟硬件故障原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失，也包括預(yù)防遭受地震、火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)難性事件之后可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。結(jié)合電子檔案管理要求，檔案數(shù)據(jù)丟失的情形是絕對(duì)不允許出現(xiàn)的，這將破壞電子檔案的完整性、可用性和安全性。
  4防過(guò)時(shí)
  防過(guò)時(shí)是指防止設(shè)備設(shè)施、信息或技術(shù)陳舊不合時(shí)宜，超過(guò)了流行的時(shí)間或規(guī)定的時(shí)間期限。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)或者應(yīng)用技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行或者數(shù)據(jù)的正常訪問(wèn)造成影響。結(jié)合電子檔案管理要求，運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)的軟硬件環(huán)境過(guò)時(shí)，存儲(chǔ)或者訪問(wèn)電子檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)、設(shè)備以及載體過(guò)時(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)格式過(guò)時(shí)等情況出現(xiàn)是不被允許的，這將嚴(yán)重影響電子檔案的可用性。
  5防病毒
  防病毒是指通過(guò)采取一些預(yù)防措施來(lái)避免遭受病毒侵害。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，是指用戶主動(dòng)性地防范電腦等電子設(shè)備不受病毒攻擊，從而避免數(shù)據(jù)被篡改、用戶資料被泄露、設(shè)備程序被破壞等情況的出現(xiàn)。從廣義上來(lái)講，計(jì)算機(jī)病毒也包括木馬等惡意程序，這些程序被植入信息系統(tǒng)之后，不但竊取信息，還會(huì)篡改數(shù)據(jù)。由于計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)帶來(lái)巨大的安全威脅并很可能造成重大的實(shí)質(zhì)性危害，結(jié)合電子檔案管理要求，讓計(jì)算機(jī)病毒侵入電子檔案管理系統(tǒng)或者感染電子檔案數(shù)據(jù)是不被允許的，這將危及電子檔案的“四性”。
  6防信息泄露
  防信息泄露是指防止未經(jīng)授權(quán)的披露、暴露或提供敏感信息給未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人、組織或公眾的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，信息泄露很多情況下是利用技術(shù)手段和工具對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息進(jìn)行技術(shù)性竊取，如信息在傳遞、存儲(chǔ)、使用過(guò)程中的竊取等。結(jié)合電子檔案管理要求，電子檔案作為對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的重要數(shù)據(jù)，造成其信息泄露的行為是必須被明令禁止的，這將危及電子檔案的安全性，對(duì)國(guó)家和社會(huì)造成重大影響。
  7防非法擴(kuò)散
  防非法擴(kuò)散是指防止未經(jīng)許可或違反法律規(guī)定，將某些物質(zhì)或信息在未經(jīng)授權(quán)的情況下進(jìn)行傳播或擴(kuò)散的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，非法擴(kuò)散的對(duì)象主要是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息。造成信息非法擴(kuò)散的途徑和行為很多，包括但不限于非受控復(fù)制、下載內(nèi)容，非授權(quán)打印輸出，非受控發(fā)送文件，非法傳播敏感信息等。結(jié)合電子檔案管理要求，檔案信息是不允許被非法擴(kuò)散的，這將危及電子檔案的安全性。
  8防技術(shù)依賴(lài)
  防技術(shù)依賴(lài)是指防止自身的產(chǎn)品生產(chǎn)和過(guò)程控制依賴(lài)于某項(xiàng)或某些自身無(wú)法控制的技術(shù)。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，技術(shù)依賴(lài)主要是指信息技術(shù)方面的依賴(lài)，特別是對(duì)特定廠商的軟硬件設(shè)備或者技術(shù)路線的依賴(lài)，這將導(dǎo)致自身的產(chǎn)品、數(shù)據(jù)、技術(shù)受制于人。結(jié)合電子檔案管理要求，電子文件歸檔以及電子檔案移交過(guò)程中，不得采用非開(kāi)放的壓縮、加密等技術(shù)措施，并須去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。技術(shù)依賴(lài)會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案的長(zhǎng)期可用性。

表1    電子檔案“四性”與“八防”之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系

電子檔案“八防”的具體措施

  由上可知，電子檔案“八防”措施的實(shí)施對(duì)于保證電子檔案的“四性”具有重要意義，那應(yīng)該如何實(shí)施“八防”措施呢？
  1防篡改
  檔案數(shù)據(jù)被篡改一般通過(guò)兩種途徑，即偽造身份登錄系統(tǒng)并獲取權(quán)限或者植入木馬程序修改目標(biāo)數(shù)據(jù)。可以分別采取加強(qiáng)身份認(rèn)證和查殺木馬病毒的方式進(jìn)行防護(hù)，并分別通過(guò)配備強(qiáng)身份認(rèn)證系統(tǒng)以及安裝殺毒軟件和防火墻的方式實(shí)施。另外，將重要檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在WORM（Write Once Read Many，一次寫(xiě)入多次讀?。┹d體上也可以起到防篡改的目的。
  2防損毀
  損毀檔案數(shù)據(jù)的途徑較多，一般可分為物理因素和邏輯因素兩種：物理因素主要是指宕機(jī)、存儲(chǔ)載體損壞等計(jì)算機(jī)軟硬件故障原因?qū)е碌臋n案數(shù)據(jù)損毀；邏輯因素則是指惡意用戶登錄系統(tǒng)之后對(duì)檔案數(shù)據(jù)的損毀行為。由于物理?yè)p毀在一定程度上取決于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的壽命，很難完全避免，因此在加強(qiáng)信息系統(tǒng)定期巡檢、及時(shí)更新的同時(shí)還需做好數(shù)據(jù)備份工作，做到有備無(wú)患。邏輯損毀主要是由人為因素造成，這需要加強(qiáng)對(duì)登錄用戶的身份認(rèn)證和權(quán)限控制，并建立用戶行為的審計(jì)機(jī)制和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。
  3防丟失
  檔案數(shù)據(jù)丟失的因素和損毀的因素類(lèi)似，同樣也包括物理因素和邏輯因素，防損毀采取的措施同樣也適用于防丟失。由于檔案數(shù)據(jù)丟失的性質(zhì)往往比檔案數(shù)據(jù)損毀更嚴(yán)重，破壞性也更大，在采取相應(yīng)措施時(shí)需要考慮加大力度。另外，防丟失還需要考慮地震、火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)難性事件可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，因此還應(yīng)該做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)的全備份采用安全可靠的離線存儲(chǔ)載體備份之后妥善保管在異地備份場(chǎng)所中。異地備份場(chǎng)所宜與備份單位直線距離300km以上，且不屬于同一洪水風(fēng)險(xiǎn)區(qū)、同一地震帶等。
  4防過(guò)時(shí)
  針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的軟硬件環(huán)境過(guò)時(shí)，存儲(chǔ)或者訪問(wèn)電子檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)、設(shè)備以及載體過(guò)時(shí)，數(shù)據(jù)格式過(guò)時(shí)等情況，檔案部門(mén)應(yīng)跟蹤計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，采用轉(zhuǎn)換和遷移技術(shù)措施進(jìn)行處置。所謂轉(zhuǎn)換就是在確保檔案原有信息不發(fā)生變化的前提下，變更檔案的載體形式或數(shù)據(jù)格式；所謂遷移是指在不改變數(shù)據(jù)格式的前提下，將電子檔案由一種軟硬件配置轉(zhuǎn)移到另一種軟硬件配置的過(guò)程。
  5防病毒
  本文所稱(chēng)的病毒是廣義的，既包括通常所說(shuō)的計(jì)算機(jī)病毒，也包括木馬病毒。計(jì)算機(jī)病毒侵入電子檔案管理系統(tǒng)或者感染電子檔案數(shù)據(jù)帶來(lái)的威脅和可能造成的危害不言而喻，需要通過(guò)安裝殺毒軟件和防火墻的方式進(jìn)行防護(hù)。對(duì)于某些頑固病毒，還需要安裝專(zhuān)殺工具。
  6防信息泄露
  檔案信息在傳遞、存儲(chǔ)、使用過(guò)程中都有可能造成泄露，不法分子也可以利用技術(shù)手段和工具竊取檔案數(shù)據(jù)，如通過(guò)偽造身份登錄系統(tǒng)、植入木馬收集信息、網(wǎng)絡(luò)偵聽(tīng)截獲數(shù)據(jù)等。為了防止檔案信息泄露，就需要從傳遞、存儲(chǔ)、使用等多方面進(jìn)行防護(hù)，如在數(shù)據(jù)傳輸時(shí)進(jìn)行對(duì)稱(chēng)加密；將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在與外部網(wǎng)絡(luò)物理隔離的局域網(wǎng)中并加強(qiáng)身份認(rèn)證和權(quán)限控制；內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)交換時(shí)采用符合安全保密要求的數(shù)據(jù)交換設(shè)備等。
  7防非法擴(kuò)散
  非法擴(kuò)散與信息泄露有關(guān)聯(lián)但也有區(qū)別，擴(kuò)散信息的前提是獲取信息，這有可能通過(guò)上述信息泄露的非法手段竊取信息；但實(shí)際上更多的情況是合法獲取信息之后的非法傳播擴(kuò)散。如某用戶具有接觸檔案信息的權(quán)限，可以在其權(quán)限范圍內(nèi)利用檔案信息，但該用戶對(duì)所接觸到的檔案信息進(jìn)行了復(fù)制、打印、拍照、下載、發(fā)送等操作就很可能造成非法擴(kuò)散。為了杜絕這種情況，除了對(duì)相關(guān)信息接觸人員進(jìn)行警示教育，提高其安全保密意識(shí)之外，在檔案軟件功能設(shè)計(jì)時(shí)也需要考慮操作權(quán)限控制和利用安全保護(hù)功能，如限制打印、禁止下載、拍照保護(hù)、數(shù)字水印、限制打開(kāi)次數(shù)、閱后即焚等功能。
  8防技術(shù)依賴(lài)
  電子檔案管理存在技術(shù)依賴(lài)在一定程度上來(lái)說(shuō)是不可避免的，只能盡可能想辦法降低其技術(shù)依賴(lài)。電子檔案管理的技術(shù)依賴(lài)體現(xiàn)在對(duì)載體的依賴(lài)和數(shù)據(jù)管理的依賴(lài)。選用什么樣的載體來(lái)存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)非常關(guān)鍵，要選擇主流的存儲(chǔ)載體，要保證載體本身沒(méi)有技術(shù)依賴(lài)，不會(huì)受制于某種讀取設(shè)備或技術(shù)；檔案數(shù)據(jù)本身也要盡可能降低技術(shù)依賴(lài)性，長(zhǎng)期保存的電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)應(yīng)脫離軟件系統(tǒng)獨(dú)立存在；應(yīng)選擇主流、開(kāi)放、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)格式，長(zhǎng)期可讀可用；最后，還應(yīng)該制定完善的長(zhǎng)期保存策略，當(dāng)技術(shù)依賴(lài)即將產(chǎn)生時(shí)，應(yīng)立即采取措施（如進(jìn)行轉(zhuǎn)換或遷移操作）。上述電子檔案“八防”措施總結(jié)如表2所示。

表2    電子檔案的威脅及對(duì)應(yīng)的“八防”措施

結(jié)語(yǔ)

基于電子檔案的“四性”，筆者嘗試提出電子檔案的“八防”，并釋義了兩者之間的關(guān)聯(lián)。但囿于筆者認(rèn)知的局限，對(duì)于兩者之間充分性的論證尚不夠深入具體，還有待在今后的研究中進(jìn)一步深化總結(jié)。